5S管理自從引入我國(guó)后在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理方面發(fā)揮著良好的作用。機(jī)關(guān)辦公室與生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)由于工作性質(zhì)的不同，5S管理的實(shí)施也有新的準(zhǔn)則和變化。下面新益為5S咨詢(xún)公司詳細(xì)講解機(jī)關(guān)辦公室推行5S管理的具體方法。

機(jī)關(guān)辦公室5S管理

一、5S管理之整理

將工作場(chǎng)所的任何物品進(jìn)行“要”與“不要”的區(qū)分，將不要的東西清除掉，保證工作場(chǎng)所只放置需要物品。需要物品中，還要將現(xiàn)在需要的物品與現(xiàn)在不需要的物品區(qū)別開(kāi)?，F(xiàn)在需要的物品放置在近處；現(xiàn)在不需要的物品暫時(shí)放置別處保管。

機(jī)關(guān)辦公室整理實(shí)施內(nèi)容如下：

墻面保持白色，不亂涂亂畫(huà)，墻角無(wú)灰網(wǎng)；

衣柜、文件柜上方應(yīng)無(wú)任何雜物堆放，并保持清潔干凈；

辦公桌面應(yīng)該保持整潔干凈，不應(yīng)放置與辦公無(wú)關(guān)的物品及雜物，暫時(shí)不用的文件、資料、書(shū)籍要及時(shí)清理；

工作檔案、文件資料應(yīng)該用文件盒編號(hào)存放，不需要的及時(shí)清理；

垃圾桶定時(shí)清理，拖把、抹布使用完畢后清洗干凈。

開(kāi)展整理可以騰出寶貴空間、時(shí)間；防止誤用；防止雜亂和積壓；創(chuàng)造清潔的工作場(chǎng)所。

二、5S管理之整頓

把有用的物品加以定位、分類(lèi)放置，并保持在需要時(shí)能立即取出的狀態(tài)。丟棄了無(wú)用的紙張、文件之后，如果還是把文件堆成一摞，找東西的速度并不會(huì)提高多少。接下來(lái)要做的就是分類(lèi)。把物品按照其特點(diǎn)進(jìn)行區(qū)分、歸類(lèi)，日后工作只要知道要找的物品分類(lèi)，就很容易找到。建議配備檔案框，文件夾，有專(zhuān)門(mén)的整理袋、兩頁(yè)夾。保證有足夠的輔助工具來(lái)幫我們歸類(lèi)文件。當(dāng)有新的文件產(chǎn)生，不要隨手放在桌子上，“暫時(shí)一放”的思想要不得，因?yàn)檫@樣會(huì)有N多個(gè)“暫時(shí)”，桌子又會(huì)一團(tuán)糟，而要將文件隨手歸類(lèi)到相應(yīng)的文件夾中，再將文件夾放到文件架上。這樣幾乎不會(huì)丟失文件，也不會(huì)耽誤事情。

上網(wǎng)主頁(yè)應(yīng)盡可能設(shè)置工作主頁(yè)，保證辦公的及時(shí)性。辦公桌抽屜中的物品應(yīng)保持?jǐn)[放規(guī)矩，不亂堆亂放。辦公文件按業(yè)務(wù)類(lèi)型、年份等進(jìn)行分類(lèi)歸檔。

公用通道不要存放堆積物品，保持通道暢通。房間標(biāo)牌標(biāo)識(shí)清晰，外出應(yīng)告知領(lǐng)導(dǎo)或科室同事，并保證聯(lián)系方式暢通。

這過(guò)程中要注意兩點(diǎn)，一是定位之后，要明確標(biāo)示。二是用完之后，要物歸原位。開(kāi)展整頓可以減少重要文件查找時(shí)間；減少不必要的辦公空間占用；防止誤用、誤送；塑造目視管理的工作場(chǎng)所。

三、5S管理之清掃

經(jīng)常打掃，將辦公桌椅，辦公設(shè)備、櫥柜、門(mén)窗等始終保持清潔無(wú)塵的狀態(tài)。

具體做法是：

定期對(duì)辦公室進(jìn)行清掃，桌椅、窗臺(tái)、地面、衣柜、微機(jī)、門(mén)、窗隨時(shí)保持清潔，電線(xiàn)、網(wǎng)線(xiàn)、電話(huà)線(xiàn)包扎整齊，地面無(wú)垃圾雜物；

打掃衛(wèi)生時(shí)，注意保持公共衛(wèi)生。喝剩的茶葉及雜物到入衛(wèi)生間垃圾筒，洗手后不要把水甩到墻壁、鏡子或地面上；

文件柜、衣柜、庫(kù)房應(yīng)及時(shí)打掃，保持無(wú)塵、整潔。

這過(guò)程中要注意兩點(diǎn)，一是要勤于清掃、擦洗。二是減少噪音，維護(hù)安靜的辦公環(huán)境。開(kāi)展清掃可以減少灰塵積累，降低辦公場(chǎng)所PM2.5值，保證安靜的工作環(huán)境。利于辦公設(shè)備（打印機(jī)、電話(huà)、燒壺）的維護(hù)。

四、5S管理之清潔

維持前3S的成果，出現(xiàn)問(wèn)題能一目了然，養(yǎng)成堅(jiān)持的習(xí)慣，并輔以一定的監(jiān)督檢查措施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。

辦公室清潔實(shí)施具體辦法是：

下班前整理好當(dāng)天的資料、文件、票據(jù)等，分類(lèi)歸檔；

下班前整理辦公桌上的物品，放置整齊；

科室負(fù)責(zé)人每天對(duì)科室房間和人員進(jìn)行全面的督促檢查，適時(shí)做好講評(píng)，指出當(dāng)天工作存在的問(wèn)題，監(jiān)督當(dāng)天整改完畢；

處室定期對(duì)各科5S管理的執(zhí)行情況進(jìn)行集中檢查，并通報(bào)情況。

這里需要注意的是“清潔”和“清掃”往往會(huì)弄混。區(qū)別方法是“清掃”是一個(gè)動(dòng)作，表示我們要做，“清潔”是一個(gè)狀態(tài)，要保持。保持3S效果的辦法是隨時(shí)整理、隨時(shí)整頓、隨時(shí)清掃。常用的質(zhì)量工具是戴明環(huán)即PDCA循環(huán)。

五、5S管理之素養(yǎng)

遵紀(jì)守規(guī)，養(yǎng)成良好的習(xí)慣。

辦公室素養(yǎng)實(shí)施內(nèi)容如下：

對(duì)待外來(lái)人員態(tài)度要和藹，使用文明用語(yǔ)，解答問(wèn)題主動(dòng)熱情；

工作人員要謙虛謹(jǐn)慎，廉潔自律，努力提高辦事效率，不推諉、不扯皮、不拖拉；

嚴(yán)格遵守考勤和請(qǐng)休假制度，日常不遲到、不早退，臨時(shí)外出需向領(lǐng)導(dǎo)和同事說(shuō)明；

愛(ài)護(hù)室內(nèi)外花草樹(shù)木及公共設(shè)施，發(fā)現(xiàn)有損壞物品及時(shí)維護(hù)和保養(yǎng)，不能修復(fù)的及時(shí)上報(bào)；

在辦公室、走廊中應(yīng)注意保持肅靜，不大聲喧嘩、嬉笑和喊叫，在走廊中盡可能靠右側(cè)通行，見(jiàn)到領(lǐng)導(dǎo)、同事主動(dòng)問(wèn)好打招呼。不在室內(nèi)外亂丟紙屑、果皮等污物，禁止隨地吐痰，在樓內(nèi)提倡不吸煙；

開(kāi)大會(huì)禁止吸煙，手機(jī)關(guān)閉或靜音，不接聽(tīng)電話(huà)。使用公共通訊設(shè)備接打電話(huà)盡可能簡(jiǎn)短明了，不隨意接打與工作無(wú)關(guān)的電話(huà)。注意節(jié)水節(jié)電，下班后關(guān)機(jī)、關(guān)燈、關(guān)門(mén)。

素養(yǎng)成的關(guān)鍵是改造人性，提升道德，使人的素質(zhì)上升。通過(guò)素養(yǎng)的養(yǎng)成可以讓人養(yǎng)成良好習(xí)慣，塑造守紀(jì)律的工作場(chǎng)所。